Если при фразе «годовая отчетность» у вас не дергается глаз, значит либо ваша нервная система — все, либо вы попали в тот редкий процент специалистов, которые обладают таким уровнем самоорганизации, что умеют сдавать отчетность как надо.
7 полезных советов для того, чтобы сдача отчетности не вызывала такой стресс.
1. Вы умеете заранее избавляться от рутины
Рутинных задач у бухгалтеров всегда достаточно, но в отчетный период они становятся большой и нервной проблемой. Если делегировать их некому, нужно уметь выкручиваться и исключать «человеческий фактор», а именно — договориться с руководителем о возможности на время отложить несрочные задачи.
Для сотрудников в подчинении следует заранее подготовить подробные инструкции о том, как заполнять авансовые отчеты, заявления на отпуска, вычеты и прочие документы. И оговорить сроки, в которые вас не стоит лишний раз беспокоить.
2. У вас налажен график сверки с контрагентами
Для сверки документов с контрагентами нет специального регламента и жестко установленных сроков. И обычно это оборачивается тем, что сверка проводится, когда уже «горит», все нервничают и кричат по телефону.
Такого не бывает у тех бухгалтеров, которые взяли себе за правило проводить сверку документов по графику. Внесли в расписание и проводят (да, так можно). Как часто? Каждый определяет сам. Большинство ответственных бухгалтеров делают это 1 раз в месяц — и этого обычно достаточно, чтобы к началу отчетного периода все было по полочкам.
3. Вы наглядно фиксируете сроки и соблюдаете их
Знаете, за что чаще всего получают штрафы в отчетный период? За просрочку! Во-первых, сложно удержать в голове кучу отчетных дат. Во-вторых, многие откладывают до последней минуты. А в последнюю минуту, как известно, зависает компьютер, отваливается интернет или вы застреваете в лифте.
Так что самая полезная привычка — ставить себе крайний срок за 1-2 дня до сдачи. И соблюдать его.
4. Вы умеете составлять контрольные листы по каждому отчету и пользуетесь ими
Декомпозиция целей — золотой метод, который стоит применять и при сдаче отчетности. Если у вас есть контрольные листы, в которых прописаны шаги по каждому отчету, вы сразу разгружаете себе голову и можете наглядно следить за продвижением. Например, по НДС: проверить, все ли документы проведены, проверить наличие счетов-фактур, проверить нужный счет, сверить обороты счетов, сформировать декларацию и т.д. Все эти шаги мы заносим в лист, проставляем сроки и отмечаем выполнение.
5. Вы умеете НЕ делать руками то, что можно автоматизировать
Главный пожиратель времени — это ручной ввод первички. И тут есть только два варианта:
- Делегировать. То есть на постоянной основе или только на время отчетности привлекать другого бухгалтера на ввод первички.
- Автоматизировать.
Зачем тратить драгоценное время на ручной труд, когда можно отдать часть процессов программе, которая качественно сделает все за вас?
6. У вас есть четкое понимание технических особенностей сдачи отчетности
Возвращаясь к третьему пункту, есть прекрасное наглядное доказательство того, как много людей откладывают сдачу отчетов до последней минуты: каждый раз сервера принимающей стороны намертво ложатся. И частенько отчет вообще не удается отправить вовремя. Разумный бухгалтер знает такие нюансы.
Тут тоже два решения:
- Самому отслеживать сроки и отправлять на 1-2 дня раньше дедлайна.
- Отдать дело в роботизированные руки и автоматизировать процесс сдачи. Например, у 1С есть полезные конфигурации, позволяющие легко справляться с этой задачей в заданный срок.
АМЛ Бизнес Решения поможет автоматизировать ваш бизнес с 1С. Оставьте заявку на расчет стоимости услуги.
7. Вы наладили процесс получения документов от сотрудников
Недавно сайт Бухгалтерия.ру проводил опрос среди своих читателей, чтобы выяснить, что им больше всего мешает при сдаче отчетности. Редакция ожидала, что пальму первенства возьмут постоянные изменения законодательства, но нет, они даже в пятерку не вошли. 40% бухгалтеров назвали главной проблемой несданную вовремя первичку.
40% бухгалтеров не смогли получить от сотрудников собственной организации документы.
Конечно, можно посетовать на безответственность сотрудников, а можно взять дело в свои руки и завести уже журнал учета первичной документации и принимать ее под подпись и с жестко оговоренными сроками. Да, спасибо вам сотрудники не скажут. Зато вы не попадете в 40%.
Казалось бы, довольно очевидные и прозрачные навыки. Но, увы, ими владеет не так много бухгалтеров, как хотелось бы. Менталитет нам не изменить, но вот работать над собой и своими привычками мы точно можем.
Мы поможем вашей компании сдавать годовую отчетность без ошибок и в срок. Аутсорсинг бухгалтерии от АМЛ Бизнес Решения — это надежно!
